Was ist eine E-Rechnung?
Ein herkömmliches PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnungen müssen immer in Form einer XML-Datei vorliegen, die Rechnungsangaben wie „Rechnungsnummer“ und „Umsatzsteuer-ID“ in maschinenlesbarer Form enthält.
Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?
Es gibt verschiedene Varianten von E-Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Häufig genutzt wird das Format „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“, bei dem die XML-Datei in ein PDF eingebettet ist. So können Sie E-Rechnungen auch ohne spezielle Software erhalten und verarbeiten.
Die Einführung von Meldeplattformen
Die Bundesregierung plant, in einem weiteren Schritt ein Meldesystem für B2B-Umsätze einzuführen, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Der Versand per E-Mail könnte dann durch das Hochladen in Rechnungsplattformen ersetzt werden, die sowohl den Empfänger als auch das Finanzamt automatisch informieren. Bislang gibt es jedoch keine finale Einigung auf EU-Ebene, wie dieses System umgesetzt wird.
Keine kostenlose Software vom Staat
Im November 2023 hatten die Ampel-Fraktionen die Regierung um ein kostenloses Tool zum Anzeigen und Erstellen von E-Rechnungen gebeten. Am 11.09.24 lehnte das Bundesfinanzministerium diese Bitte offiziell ab mit dem Hinweis auf bereits verfügbare kostenlose Tools. Zwar gibt es diese kostenlosen Tools von privaten Anbietern tatsächlich, diese reichen jedoch oft nicht aus. Vor allem bei der revisionssicheren Archivierung endet meist die Kostenfreiheit, was insbesondere für Selbstständige mit wenigen Rechnungen problematisch sein kann.
VGSD unterstützt Selbstständige
Um die Wahl eines passenden Tools zu erleichtern, stellt der VGSD seinen Mitgliedern eine Checkliste und eine Anbieter-Vergleichstabelle zur Verfügung. Diese helfen, je nach den spezifischen Anforderungen die richtige Entscheidung zu treffen. Auch Nichtmitglieder finden auf der VGSD-Seite wertvolle Hinweise und Webinar-Aufzeichnungen zum Thema.
So machen wir das bei startklar
Kennen Sie die Veränderungskurve? Sie beschreibt die typischen Phasen eines Veränderungsprozesses, wie er auch bei uns abgelaufen ist: Nach einer anfänglichen Abwehrphase haben wir uns nun doch einen Überblick über die neuen Regelungen verschafft (Akzeptanz). Wir mussten feststellen, dass unser bisheriges Buchhaltungsprogramm den zukünftigen Anforderungen nicht genügen wird, und werden zum Jahreswechsel also unseren Software-Anbieter wechseln. Testweise haben wir nun schon einmal das neue E-Mail-Postfach eingerichtet und die erste Rechnung über eine Plattform versendet (Ausprobieren). Läuft!
